سایت من

انتخاب یك روش خوب برای تولید نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری به مواردی مانند نوع، حجم و پیچیدگی آن بستگی دارد. برخی از نرم افزارهای حسابداری دارای پیچیدگی های خاصی هستند که تولید آنها را با دشواری روبرو می کند. ساختن یك نرم‌افزار حسابداری مانند ساختن یك خانه به نقشه نیاز دارد و باید از قبل همه چیز را پیش‌بینی كرد.

در نرم‌افزار‌های كوچك نیز همین طور است؛ مثلا برای ساختن یك نرم‌افزار ماشین حساب (که معادل یک نرم افزار حسابداری بسیار ساده می توان آنرا منظور کرد) فقط لازم است عملیاتی را كه می‌خواهیم ماشین حساب انجام دهد، در ذهن داشته باشیم و با یكی از زبان‌های برنامه‌نویسی مثلا با زبان برنامه نویسی سی شارپ آشنا باشیم تا بتوانیم یك نرم‌افزار ساده بسازیم.

طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار‌های حسابداری متوسط و بزرگ و یا نرم افزار اتوماسیون اداری مانند ساختن مجتمع‌ مسكونی و برج‌ است. برای ساختن آنها محاسبات و پیش‌بینی‌های بیشتری نیاز است؛ مثلا برای تولید یك نرم افزار حسابداری یكپارچه مدیریتی مانند نرم افزار حسابداری باتیز لازم است همه چیز دقیق محاسبه و اهداف نرم‌افزار تعیین شود.

در اینجا تولید نرم‌افزار را با ساختن ساختمان مقایسه كردیم، ولی یك فرق اساسی بین این دو وجود دارد و آن، این‌كه در تولید نرم‌افزار به دلیل قابل مشاهده‌نبودن روند رشد پروژه به صورت فیزیكی به ابزارهای خاصی برای اندازه‌گیری روند پیشرفت پروژه نیاز داریم. در ادامه به معرفی چند روش تولید نرم‌افزار می‌پردازیم. کلا در برخی از موارد ممکن است که تا 90 درصد کار انجام شده باشد ولی هیچگونه خروجی ملموسی برای ارائه وجود نداشته باشد. مثلا اگر شما کل نرم افزار حسابداری را نوشته باشید ولی قسمت تعریف کد حساب را آماده نکرده باشید آنگاه فرم سند حسابداری و گزارشات مربوط به ترازها و دفاتر که خروجی کار هستند کار نخواهند کرد و عملا شما چیزی برای ارائه به کاربر نخواهید داشت.

روش آبشاری
روش آبشاری که در قدیم در دانشگاهها تدریس می شد ، روشی سنتی و قدیمی است. در این روش مراحل به صورت ترتیبی انجام می‌شود،

ابتدا نیازهای نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری برآورد ‌می شود.

سپس تحلیل و طراحی نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می‌شود.

بعد از آن به مرحله پیاده‌سازی و کد نویسی نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. این کد نویسی به وسیله یکی از زبان‌های برنامه‌سازی صورت می‌گیرد.

در نهایت نرم‌افزار حسابداری تولید شده تست می‌شود و پس از پشت سر گذاشتن مراحل کنترل کیفی برای مشتری نصب و راه اندازی می شود.

تجربه ثابت کرده است كه این روش می‌تواند برای نرم‌افزار‌های حسابداری كوچك جوابگو باشد. ولی اگر فاصله بین نیاز سنجی تا نصب و راه اندازی زیاد شود آنگاه نرم افزار حسابداری تولید شده ممکن است مطابق با نیازهای جدید کاربر نباشد و بلا استفاده خواهد بود.

متدولوژی های جدیدتر

در روشهای جدیدتر ایتدا سعی می‌شود یك نسخه به صورت ماکت از نرم‌افزار حسابداری تهیه شود و به کاربر نمایش داده شود و سپس اگر مورد تایید کاربر بود آن نسخه کوچک تولید شود و سپس با توجه به نیازمندی‌های کاربر و به مرور زمان،  نسخه اولیه اصلاح شود و نسخه‌های كامل‌تر تهیه شود.

این روش به تنهایی قابل استفاده نیست؛ ابتدا باید كار را با یكی از روش‌های دیگر شروع كرد سپس وارد روش نمونه‌ای شد. از ویژگی‌های روش نمونه‌ای علاوه بر این‌كه از نظرات كاربر استفاده می‌كند، این است كه سعی دارد با تقسیم پروژه به قسمت‌های كوچك‌تر ـ كه راحت تر قابل تغییر است ـ ریسك پروژه را كمتر كند.

در اکثر نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، اسناد حسابداری دارای وضعیت های مختلف هستند. این وضعیت ها عبارتند از : وضعیت یادداشت ، وضعیت موقت ، وضعیت دائم و وضعیت تصویب شده.

وضعیت یادداشت :

در این حالت سند به صورت یادداشت ثبت شده و در گزارشات ظاهر نمی شود و فقط جنبه یک پیش نویس سند حسابداری را دارد. در این وضعیت سند می تواند به صورت غیر تراز هم ثبت شود.

وضعیت موقت :

معمولا اکثر اسناد حسابداری در این وضعیت ثبت می شوند. این وضعیت به نوعی وضعیت معمولی برای اسناد حسابداری است. اسناد حسابداری در این وضعیت در گزارشات حسابداری مانند ترازها و دفاتر حسابداری و گزارش مرور حسابها ظاهر می شوند. البته این را هم باید ذکر کرد که برخی نرم افزار های حسابداری در گزارشات امکانی را برای کاربر فراهم می کنند که کاربر بتواند خودش انتخاب نماید که این اسناد موقت در گزارش بیایند یا نیایند.

اسناد حسابداری در وضعیت موقت هم می توانند به صورت غیر تراز ثبت شوند. البته این به سلیقه کاربر وابسته است و کاربر می تواند اسناد حسابداری غیر تراز را در وضعیت یادداشت نگه دارد و آنها را به حالت موقت تبدیل نکند تا وضعیت غیر تراز بودن آنها مشخص شود.

وضعیت دائم :

این وضعیت معمولا زمانی برای اسناد حسابداری رخ می دهد که مدیر مالی شرکت یا موسسه یا بنگاه اقتصادی ، اسناد حسابداری موقت را بررسی و آنها را تایید می کند. در این حالت اسناد حسابداری از وضعیت موقت به وضعیت تایید شده در می آیند. لازم به ذکر است که اسناد حسابداری در حالت دائم ، غیر قابل اصلاح و حذف هستند. یعنی سند حسابداری که توسط مدیر مالی شرکت به حالت تایید شده در آمد دیگر قابلیت اصلاح و حذف توسط کاربران را ندارد.

در نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، قبل از اینکه بتوان حسابهای موقت و دائم را بست و سند سود و زیان و سند اختتامیه را ثبت نمود، باید تمامی اسناد تایید شده و به حالت دائم درآیند.

 نرم افزار حسابداری باتیز ، نرم افزار حسابداری بیت ، نرم افزار حسابداری ، اتوماسیون اداری قلم ، اتوماسیون اداری

وضعیت تصویب شده:

اسناد تایید شده بعد از بررسی توسط حسابرس تصویب می شوند و این وضعیت یک وضعیت عمومی نیست. خیلی از شرکت ها اسناد حسابداری را تصویب نمی کنند و در حالت تایید شده نگهداری می کنند. این وضعیت برای اسناد حسابداری اجباری نیست.

به هر حال سند حسابداری باید به صورت تراز ثبت شود و اسناد حسابداری غیر تراز در حسابداری جایی ندارند. فقط می توان به صورت یادداشت جایی آنها را نگهداری کرد تا تکلیف آن مشخص شود و بتوان با ثبت آرتیکل های دیگر سند را تراز نمود.

اینکه در برخی از نرم افزار های حسابداری اجازه داده می شود که سند حسابداری به صورت غیر تراز ثبت شود ، یک امکان برای ثبت اطلاعات به صورت موقت است.

بحث استفاده از نرم افزار حسابداری مثل استفاده از هر ابزار دیگری مسائل و حاشیه های خاص خودش را دارد. بنده شرکت هایی را می شناسم که با تراکنش های بالا و درآمدهای زیاد از یک نرم افزار حسابداری رایگان و یا ارزان قیمت استفاده می کنند. با مدیران خیلی از این شرکت ها صحبت کرده ام. از دیدگاه آنها اصلا مهم نیست که نرم افزار حسابداری چه باشد. تنها چیزی که مهم است این است که جنس از چین وارد کنید با قیمت پایین و آنرا در بازار ایران با قیمت بالا بفروشید و پولدار شوید.

خوب معلوم است که چنین تفکری فقط زمانی بدرد می خورد که تحریم باشیم و یک محصول را به صور انحصاری از چین وارد کنیم و بتوانیم با تبلیغات فراوان آنرا بفروشیم. در چنین حالتی نبود نرم افزار حسابداری خیلی بهتر از بودنش است. زیرا در این صورت هیچ جیز مشخص نیست الا پولدار شدن ما به صورت قطعی و تضمین شده. در ضمن چون هیچ ابزاری برای اندازه گیری درآمد ما هم وجود ندارد پس مالیاتی هم در کار نیست.

اما یک محیط کاملا رقابتی را در نظر بگیرید که در آن شرکت ها برای فروش محصول خود باید ضمن بالا بردن کیفیت ارائه خدمات قیمت ها را هم پایین بیاورند. آنگاه بحث نرم افزار حسابداری بسیار مهم می شود. ابزاری که بتواند محاسبات پیچیده ای را برای ما انجام دهد و گزارشات مدیریتی در اختیار ما قرار دهد.

خیلی از افراد از نرم افزار حسابداری فقط به منظور کنترل موجودی انبار و صورتحساب مشتری استفاده می کنند و نام نرم افزار حسابداری برای آنها همین معنی را می دهد. در هر لحظه بتوان موجودی انبار را کنترل نمود و بدانیم که از چه کسی پول می خواهیم و به چه کسی باید پول پرداخت کنیم و ...

اما در حقیقت نرم افزار حسابداری فقط اینها نیست. یعنی استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری به این مسائل ختم نمی شود.  بلکه از نرم افزار حسابداری استفاده های بسیار بیشتری می توان نمود. 

در اینجا بنده چند مثال کوچک می آورم که البته به دو مثال قبلی هم نزدیک باشد. مثلا در باره کنترل موجودی انبار مسائلی را می توان دید به این صورت :

در کنترل موجودی انبار چندین مساله وجود دارد که باید به آنها دقت نمود. یکی از آنها بحث موجودی تعدادی و ریالی کالا در انبار است. موجودی تعدادی را همه ما می شناسیم. هر کالایی در انبار چه تعداد داریم. به همین راحتی. 

ولی کمی دقت کنیم. چه تعداد داریم یک معنی در دل خودش به صورت نهفته دارد. آنهم اینکه چه موقع این کالا تمام می شود؟ خوب به نظر شما چه موقع این کالا تمام می شود. نمی دانیم. چه جمله جالبی. خوب از نرم افزار حسابداری می پرسیم که این مقدار کی تمام می شود. خوب این یکی از کاربردهای نرم افزار حسابداری که ما تا حالا به آن توجهی نداشتهه ایم. به راحتی یک گزارش فروش برای ماهها و سال های گذشته می گیرم و متوجه می شویم که میزان فروش این کالا چقدرر است ؟ در چه فصولی بیشترین فروش را داریم. و .... به این صورت براحتی می توان تخمین زد که این مقدار کالا برای چه مدت کافی است و چه زمانی بهترین موقع برای سفارش و خرید مجدد این محصول است.

حساب های تفضیلی به صورتی هستند که می توانند در چندین حساب معین گردش داشته باشند. برای مثال تفضیلی اشخاص می تواند در حسابهای دریافتنی و حسابهای پرداختنی گردش داشته باشد. یا یک تفضیلی مانند مرکز هزینه می تواند در حسابهای معین انواع هزینه گردش داشته باشد.

یکی از گزارشهای مهم در نرم افزار حسابداری این است که بتواند گزارش گردش یک تفضیلی را در یک یا  چند حساب معین مشخص نماید. این گزارش برای شرکتهایی که حسابداری بازرگانی دارند مهم است ولی برای شرکت هایی که حسابداری پیمانکاری و یا خدماتی دارند جنبه حیاتی دارد.

نرم افزار حسابداری که بتواند این گزارش را به بهترین وجه ارائه دهد می تواند جزء بهترین نرم افزار حسابداری برای حسابداری پیمانکاری باشد. زیرا گردش یک پروژه را می تواند در حسابهای مختلف درآمدی  و هزینه ای گزارش کند و بهای تمام شده پروژه را مشخص نماید.

یکی از مزیت های این گزارش گردش تفضیلی این است که گردش تفضیل را بتواند در معین های خاصی که کاربر تیک می کند ارائه دهد. برای اینکار باید این گزارش امکانی در اختیار کاربر قرار دهد که کاربر بتواند حساب های معین خاصی را تیک زده و انتخاب نماید تا گزارش در محدوده آن معین های خاص ارائه شود.

برای مثال اگر شما بخواهید فقط هزینه های پروژه را گزارش کنید و درآمدهای آن در گزارش ظاهر نشوند این امکان را لازم دارید.

گزارش گردش تفضیل در نرم افزار حسابداری به دو صورت می تواند وجود داشته باشد. یکی گزارش  گردش تفضیل در همه حسابهای معین و دیگری گزارش گردش تفضیل در حسابهای معین انتخابی.

برای تهیه گزارش گردش تفضیلی در معین های انتخابی از منوهای اصلی برنامه ابتدا باید منوی مالی و سپس گزینه حسابداری مالی را انتخاب نمایید.

سپس در منوی ظاهر شده گزینه گزارش گردش تفضیل معین انتخابی را انتخاب نمایید تا فرم مربوطه برای شما باز شود.

در فرم مربوطه یک گروه تفضیلی انتخاب می کنید مثلا پروژه ها. نرم افزار به صورت اتوماتیک همه معین هایی را که آن تفضیلی در آن معین ها گردش داشته است را در لیست به شما نمایش می دهد.

شما می توانید یک یا چند معین را انتخاب را نموده و کلید تهیه گزارش را بزنید. تا سیستم به شما گزارش را نمایش دهد.

خرید نرم افزار حسابداری از بازار ایران بهتر است یا خرید یک نرم افزار حسابداری خارجی؟ این یک سوال  مهم است که در این مقاله به آن پرداخته ایم. پاسخ صحیح به این سوال خیلی مهم است و می تواند حتی سرنوشت شرکت ما را تعیین نماید.

قبل از بحث در این باره باید روی معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری بحث کنیم و مهمترین معیار را پیدا کنیم. ولی به علت اینکه در مقالات دیگر به این موضوع زیاد پرداخته ام در اینجا خیلی در این باره بحث نمی کنم. دوستان در همین سایت می توانند مقالات را دنبال کنند. 

به طور خلاصه باید بگویم که مهم ترین مولفه و معیار در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری و خرید نرم افزار  حسابداری بحث خدمات پس از فروش و یا همان پشتیبانی معروف است. اگر بهترین نرم افزار حسابداری دنیا را بدرستی انتخاب نمایید ، (با در نظر گرفتن تمام معیارهای درست و دقیق) ولی پشتیبانی نداشته باشد این نرم افزار در عین اینکه بهترین نرم افزار حسابداری به حساب می آید ولی به درد شما نمی خورد. 

برای مثال فرض کنید که بهترین بنز دنیا را خریداری کرده اید ولی هیچ کسی حاضر نیست به شما سرویس بدهد. بنابراین زمانی که نیاز به تعویض روغن دارید باید ماشین را دور بیندازید. همه پولی هم که بابت آن پرداخت کرده اید از کفتان رفته است. 

نرم افزار حسابداری البته از ماشین خیلی مهمتر است. در حقیقت نرم افزار حسابداری یک کالای خاص است که با گذشت زمان ارزش آن برای کسب و کار شما بیشتر می شود و شما به آن محتاجتر خواهید شد. در روز اول اگر مجبور شوید نرم افزار حسابداری خریداری شده را کنار بگذارید ، اتفاق خاصی نمی افتد فقط مبلغ اولیه ای که پرداخت کرده اید از بین می رود ولی اگر چند سال اطلاعات وارد کنید و سپس به خاطر یک مساله کوچک آن نرم افزار حسابداری خراب شود و پشتیبانی هم نداشته باشد آنگاه زیان قابل ملاحظه ای نصیب شما می شود.

مطلب را خیلی طولانی نمی کنم. به هزار و یک دلیل می توان ثابت نمود که پشتیبانی و خدمات پس از فروش برای یک نرم افزار حسابداری رکن حساب می شود و بدون آن ادامه کار با نرم افزار حسابداری به صرفه نیست. حتی اگر آن نرم افزار بهترین نرم افزار حسابداری جهان باشد.

حالا تصمیم گیری راحت تر می شود. یعنی مهمترین مولفه را جلوی خود قرار می دهیم و با وجود شرایطی که کشور ما دارد مطمئن می شویم که نرم افزار حسابداری خارجی اصلا بدرد ایران نمی خورد. زیرا با یک تعویض رئیس جمهور در ایران  یا در آمریکا وضع کاملا تغییر می کند.

مانند اتفاقاتی که در مورد نرم افزارهای اوراکل و یا مدیریت مستندات خارجی افتاد. شب خوابیدیم و صبح از خواب بیدار شدیم دیدیم که نرم افزار خراب شده است و پشتیبانی هم نداریم. 

پشتیبانی زمانی به خوبی انجام می شود که شرکت تولید کننده آن محصول همیشه در دسترس باشد و از محصول تولیدی خود پشتیبانی نماید. اگر شرکت تولید کننده به هر دلیلی در دسترس نباشد آنگاه به محض اینکه محصول دچار مشکل اساسی شود دیگر کاری از کسی ساخته نیست. یعنی نماینده فروش و ... هم کاری نمی توانند انجام دهند. بنابراین توصیه می شود که نرم افزار حسابداری را حتما از شرکت تولید کننده خریداری نمایید مگر مواقعی که شرکت تولید کننده خودش شما را به نمایندگی راهنمایی می کند.

حالا با این وصف ما به این نتیجه می رسیم که نرم افزار حسابداری را ایرانی انتخاب کنیم. نکته دیگر که ما را  به چنین امری وادار می کند بحث نیازمندیهای کسب و کار ما ایرانیها در مقایسه با خارجی ها است. 

در خارج چیزی به نام چک مدت دار و چک برگشتی و خرج کردن چک و ... معنی ندارد. بنابراین نرم افزارهای حسابداری خارجی با این قضیه بیگانه اند. اگر از نرم افزار حسابداری خارجی استفاده کنیم باید آن نرم افزار برای ایرانیها سفارشی شود و بنابراین بهای تمام شده آن بالا می رود و همینطور هزینه های پشتیبانی آن هم به تبع آن بالا خواهد رفت.

نرم افزار حقوق و دستمزد و حسابداری حقوق و دستمزد یکی از نرم افزارهایی است که هم قسمت مالی و هم قسمت اداری با آن سر و کار دارند. در حقیقت نرم افزار حقوق و دستمزد یک زیر سیستم از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری یکپارچه می باشد.

کسانی که در رشته های امور حسابداری و مالی مشغول تحصيل می باشند و اطلاعات حسابداری و مالی را فرا می گيرند يکی از انواع  هزينه هايي را که با آن آشنا می شوند هزينه حقوق و دستمزد است و به دنبال آن ، روش محاسبات و ثبت اسناد حسابداری اين هزينه ها را در دفاتر روزنامه و کل فرا خواهند گرفت.

با شناخت سيستمهای کنترلی حقوق و دستمزد، شناخت قوانين بيمه و ماليات و ساير موارد قانونی همچون، اضافه کاری و مأموريت و تهيه اسناد و مدارک ثبت ليستهای حقوق و دستمزدو کسانی که در رشته امور مالی تحصيل می کنند بايد اطلاعات جامع و کافی در اين زمينه داشته باشند.

البته با نرم افزارهای فراوانی که در زمینه حقوق و دستمزد در بازار وجود دارد، اکثر محاسبات با نرم افزار انجام شده و نرم افزار حقوق و دستمزد به صورت اتوماتیک یک سند حسابداری در نرم افزار حسابداری ثبت می کند.

حال ببینیم که سيستم حقوق و دستمزد چگونه بايد باشد؟

هزينه حقوق و دستمزد بخش قابل ملاحظه ای از هزينه های يک موسسه را به خود اختصاص می دهد پر واضح است مديريت واحدهای اقتصادی نياز به کنترل دقيق و منظمی در اين زمينه دارند و از طرفی می دانيد کارکنان يک واحد اقتصادی توقع دارند حقوق و مزايای خود را به شکل منظم دريافت کنند. و همچنين بايد توجه داشت که محاسبات تعيين حقوق و مزايا پر حجم و گسترده است و در ضمن معمولاًٌ قوانين کشورها، واحدهای اقتصادی را ملزم نموده اند تا اطلاعاتی از تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد و مزايای مربوطه را همه ماهه به دستگاههای ذي ربط همچون وزارت دارايی برای وصول ماليات حقوق و سازمان تأمين اجتماعی برای ارائه خدمات ارسال دارند در نتيجه موارد فوق ايجاد يک سيستم منظم و دقيق را برای حقوق و دستمزد ضروری کرده است.

بنابراين يک سيستم حقوق و دستمزد بايد به شکلی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت و به موقع جمع آوری و مبلغ صحيح قابل پرداخت به هر يک از کارکنان و دستگاههای مربوطه را محاسبه کند و در ضمن روشهای کنترلی مناسبی برای جلوگيری از پرداخت وجوه به شکل غير قانونی به افراد سوء استفاده کننده را ايجاد نمايد.

بايد اشاره کرد امروزه رايانه بخش عمده ای از محاسبات حقوق دستمزد را در مدت زمان بسيار کوتاه انجام می دهد وليکن رایانه يک ابزار، در دست کاربران می باشد و داشتن اطلاعات در ارتباط با حقوق و دستمزد لازم و ضروری می نمايد.

سند حسابداری که یک نرم افزار حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری ثبت می کند به صورت زیر می تواند باشد :

هزینه ها بدهکار می شوند : این هزینه ها شامل

هزینه های حقوق و اضافه کاری و پاداش و کارانه و ....

هزینه بیمه سهم کارفرما است 

کسورات بستانکار می شوند :

کسر کار ، غیبت ، مساعده ، قسط یا اقساط وام و ... که از پرسنل کم می شود.

حقوق پرداختنی بستانکار می شود.

بیمه پرداختنی و مالیات پرداختنی بستانکار می شوند.

بنابراین اگر صاحب کسب و کاری هستید یا درصدد شروع فعالیت تجاری خود می باشید، لازم است بدانید که مهم ترین هزینه عملیاتی شما را حقوق و دستمزد کارکنان تان تشکیل می دهد. معمولاً در مورد کارکنان از دو اصطلاح کارگر و کارمند استفاده می شود و آنچه که در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری و مدیران بطور ماهانه به آنها پرداخت می شود را «حقوق» و پرداختی به کارگران (ساده یا ماهر) اصطلاحاً «دستمزد» نامیده می شود که بر حسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می گردد.